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Effektivität und Effizienz

Effektivität und Effizienz

Die Begriffe der Effektivität und der Effizienz sind zumindest aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken.

Vor allem auf Managementebene gehören die beiden Begrifflichkeiten fast schon zum guten Ton und sollten bei den meisten in ihre Firmenphilosophie mit aufgenommen worden sein.

Umso wichtiger ist es, die Bedeutung und deren Unterschiede zu kennen.

Effektivität

Effektivität bedeutet Handlungen und Maßnahmen, gemäß Planung in Projekten wirksam durchführen.
Also ist der Output, bzw. das geplant umgesetzte Resultat der eingesetzten Handlungen in Verbindung mit Effektivität zu bringen.
Es wird demzufolge effektiv gehandelt, wenn ein geplantes Ziel durch wirksame Handlung zu einem definierten Ergebnis führt.
Hier gilt der Leitsatz: Die richtigen Dinge tun!

Effizienz

Effizienz zielt hingegen auf die Wirtschaftlichkeit eines geplanten Handelns und somit auf Art und Weise der Erreichung eines definierten Ergebnisses.
Mit geringem Input oder möglichst geringem Ressourceneinsatz soll ein möglichst großer Output bzw. Nutzen erzielt werden.
Hier gilt der Leitsatz: Die Dinge richtig tun!

Effektivität und Effizienz stehen im Zusammenhang und gleichzeitig in Konkurrenz mit- und zueinander.

Denn es bedeutet nicht, dass das Erreichen eines der beiden Kriterien, das andere ebenso positiv ans Ziel bringt.
Wenn ein Projekt effektiv durchgeführt wird, kann es dennoch ineffizient abgeschlossen worden sein.
Hier würde bspw. ein definiertes Ergebnis erzielt werden, allerdings mit unwirtschaftlichen Mitteln umgesetzt.
Ebenso kann ein effizient ausgeführtes Projekt ineffektiv abgeschlossen werden.
Das würde bedeuten, dass die geplante Handlung und Umsetzung nicht zum definierten Ergebnis führt.
Jetzt könne man sich fragen, welches der beiden Begrifflichkeiten an erster Stelle stehen sollte, um bestmöglich mit der Projektplanung zu beginnen.
Dies kann nicht klar vorgegebenen werden.

Doch viele sind sich einig, dass Effektivität „[…] das übergeordnete Ziel darstellt, das es effizient zu erreichen gilt. Denn die effiziente Erreichung von etwas Nutzlosem ist Ressourcenverschwendung.“ (MÜLLER-STEWENS und SCHNUPP, 2017)
Steht jedoch die Effizienz in einem Projekt im Vordergrund, so kann es nötig werden von einem definierten Ziel abzuweichen und auf einen oder mehrere effiziente Alternativen auszuweichen, da die Erreichung des definierten Wunschzieles lediglich mit ungenügenden, unwirtschaftlichen, gar schädlichen Handlungsmaßnahmen erreicht werden könnte. (KLEINE, 2002)
Aus wirtschaftlicher Sicht muss das oberste Ziel darin bestehen, jegliche Projekte sowohl effektiv, als auch effizient abzuschließen. Denn aus heutiger Sicht spielt nicht nur die Wirtschaftlichkeit eine Rolle.
Unter der zusätzlichen Beachtung ethischer, rationaler, vernünftiger, ökologischer und nachhaltiger Anforderungen gilt es, in einfachen Worten ausgedrückt: „Das Beste aus Allem rauszuholen“.
Es gilt verschiedene Aspekte in ihrer Wechselwirkung abzuwägen und in Balance zu bringen oder auszugleichen und Kompromisse zu finden.
Was allgemein hin als Trade-off bezeichnet wird.
Trade-off kann somit beide Begriffe in bestmöglichen Einklang bringen.

Somit kann die Effektivität und ebenso die Effizienz das übergeordnete Ziel darstellen.

Denn die effektive Erreichung eines ressourcenverschwendenden Zieles, ist nicht effizient und genau das sollte mit Hinblick auf die Anforderungen des Marktes und mit dem heutigen Wissen ebenso bedacht werden, wie umgekehrt.

Beispiele

1. Effektiv, aber nicht effizient

Die Supply Chain Abteilung einer Produktions- und Handelsfirma möchte ein SCM-Tool in die Prozessabläufe integrieren, um die Kosten aller laufenden Warenströme durch alle internen Logistikketten (Einkaufs-, Produktions-, Lager- und Vertriebslogistik) skalierbar darstellen zu können.
Es kommen Systemberater ins Haus und implementieren das besagte Tool über alle genannten Fachabteilungen hinweg. Die Kosten können am Ende skaliert und besser überwacht werden.
Das Projekt wird effektiv fertiggestellt.

Ineffizient ist es allerdings dadurch, dass die Systemberater, die für dieses Projekt herangezogen wurden, zuvor keinerlei Berührungen mit der Logistik und ihren Anforderungen hatten. Der Projektstart wird um 2 Jahre verschoben.
Zusätzlich wird im auftraggebenden Unternehmen nicht ausreichend auf die Vorteile der Nutzung der Digitalisierung gesetzt, sodass sich die Fachabteilungen aus den Tochterunternehmen, die auf verschiedenen Kontinenten ihren Standort haben, regelmäßig und persönlich zu Beratungs- und Austauschzwecken in der Hauptniederlassung einfinden müssen.
Die Ineffizienz liegt hier klar auf der Verschwendung von Kosten und Zeit (aufgrund verschobener Fertigstellung und der Abwesenheit der Fachabteilungen zu Terminzwecken) und Umwelt (aufgrund vieler Reisen per Flugzeug).

2. Effizient, aber nicht effektiv

Ein sonst erfolgreicher Biobauer, dem die Umwelt sehr am Herzen liegt und er seine Produkte lediglich in der Region verkauft, hat sich zum Ziel genommen Avocados bei sich in Norddeutschland zu kultivieren. Ohne großen Aufwand und damit ohne Errichtung eines für Avocados entsprechenden Gewächshauses, da die benötigten Bauteile aus unterschiedlichsten Teilen der Erde bestellt werden müssten. Was der Biobauer als große Umweltbelastung betrachtet, denn er möchte seinen ökologischen Fußabdruck so klein wie möglich halten.
Sein Projekt scheitert, da die Avocados ohne höheren Ressourceneinsatz in der Region nicht zu kultivieren sind und er keinen Ertrag bekommt.
Jedoch hat er aus seiner Überzeugung heraus mit effizienten und damit ressourcensparenden Mitteln sein Projekt umgesetzt.

3. Weder effektiv, noch effizient

Eine Spedition aus dem Schwarzwald erhält laufend Anfragen für neue verfügbare Verladungen, die der Spediteur aufgrund von nicht verfügbarem Laderaum nicht bedienen kann.

Er entscheidet sich seine LKW Flotte um 10 Fahrzeuge zu vergrößern und kauft sich diese ein.

Der Laderaum ist eingekauft, jedoch melden sich auf seine kurzfristig geschaltete Stellenausschreibung lediglich 2 Fahrer*innen. Nach mehreren Monaten muss der Unternehmer feststellen, dass sich keine weiteren Interessent*innen finden lassen. Im Nachhinein schaltet der Unternehmer eine HR Agentur ein, die sich um die Gewinnung neue Fahrer kümmern soll. Während dieser Zeit muss das Unternehmen feststellen, dass die Angebote anderweitig vergeben werden.

Dieses Beispiel beschreibt die Ineffektivität der Umsetzung, da das Ziel die Anfragen zu übernehmen nicht erreicht werden konnte und nicht genügend Fahrer für die neuen Fahrzeuge gefunden wurden.

Zudem ist es ineffizient, da die nicht bedienbaren Fahrzeuge laufende Kosten verursachen und keinen Ertrag erzielen, die zu spät engagierte HR Offensive zusätzliche Kosten verursacht und die Aufträge währenddessen vom Markt sind.

4. Effektiv und effizient

Getränkelieferant X, Getränkelieferant Y und Getränkelieferant Z aus dem Raum Hamburg tun sich zusammen und wollen mittels Cross-Docking ihre Fahrzeugauslastung optimieren, ihren CO2 Fußabdruck in den Innenstädten verringern und somit ihre Transportkosten senken.

Dazu wird ein Lagerdienstleister beauftragt, der in der näheren Umgebung um Hamburg, die Kommissionierung und Endauslieferung mit einer elektronischen Flotte zu den Kunden (vorwiegend aus der Gastronomie und Hotellerie) steuern und durchführen soll.

Hier soll die sogenannte Letzte Meile optimiert werden.

Zur Durchführung dieses Vorhabens, müssen die Lieferanten X, Y und Z vorher ihre Kundenbestellungen an den Dienstleister übermitteln, der anhand seines Systems die Auslastung, Beladung der Auslieferfahrzeuge und Tourenplanung übernehmen kann.

Die Daten die der Dienstleister erhält, werden nicht an die jeweils anderen Lieferanten offen gelegt, um das Wettbewerbsgeschäft nicht zu stören.

Die Lieferanten X, Y und Z nehmen die Bestellungen ihrer Kunden, mit einer Vorlaufzeit von 1 bis 2 Tagen, auf und beladen, nicht wie vorher ihre Auslieferungsflotte, sondern jeweils ihre eigenen Gliederzüge und bringen die bestellte Ware an das Cross-Docking-Lager.

Dort wird die gesammelte Ware auf die Zubringerfahrzeuge wie vorher geplant beladen und von dort ausgeliefert.

Da einige Kunden bestimmte Anlieferungszeiten haben, da sie beispielsweise in Fußgängerzonen ansässig sind und andere Kunden ihre Produkte nicht an Bordsteinkante entladen haben, sondern direkt in ihr Lager verbracht wissen wollen, welche sich teilweise in Kellern oder Hinterhöfen befinden, haben die Kunden ihren Lieferanten zusätzliche Schlüssel für die Erbringung der Sonderleistung zur Verfügung gestellt. Hierbei werden die Kunden meistens von ihren Stammfahrern beliefert, die die örtlichen Gegebenheiten bestens kennen.

Es soll verhindert werdet, dass die Kunden vor das Dilemma gestellt werden, neuen Fahrern die Gegebenheiten von der Pike auf erklären zu müssen. Die Lieferanten beugen somit einen befürchteten Vertrauensverlust vor, der überwiegend aus langjährigen Kundenbeziehungen entstanden ist.

Von daher werden die ursprünglichen Fahrer jeweils abwechselnd, da durch die optimierte Auslastung weniger Fahrzeuge benötigt werden, eingesetzt und die Kunden werden meist von ihren Vertrauten Fahrern beliefert. (Prof. Dr.-Ing. Ralf Bogdanski und Daniel Link, 2012)

Dieses Beispiel erfordert eine immense Vorarbeit. Es müssen Daten zusammengetragen werden, das Lager muss den Bedingungen optimal angepasst und strukturiert werden, der Einsatz der Fahrer muss genau abgestimmt werden.

Durch offene Kommunikation und Zielstrebigkeit dieses Projekt gemeinsam erfolgreich durchzuführen, ist es den Lieferanten X, Y und Z und dem Dienstleister gelungen die festgesetzten Ziele plangemäß zu erreichen.

Das Projekt wurde effektiv und effizient umgesetzt.

Quellenverzeichnis:
MÜLLER-STEWENS und SCHNUPP, Controlling, Zwei Schlagwörter im Controlling: Der Unterschied und Zusammenhang zwischen Effektivität und Effizienz., S.74 – 76)
KLEINE, Andreas. DEA-Effizienz: Entscheidungs-und produktionstheoretische Grundlagen der Data Envelopment Analysis. 2013.
BRANZ, Petra. Effizienz und Effektivität von Marketingkooperationen. 2009.
NULLMEIER, Frank. Input, Output, Outcome, Effektivität und Effizienz. Handbuch zur Verwaltungsreform, 2001, S. 357-363.
BUSCH, Axel; DANGELMAIER, Wilhelm (Hg.). Integriertes Supply Chain Management: Theorie und Praxis effektiver unternehmensübergreifender Geschäftsprozesse. Springer-Verlag, 2013.
BOGDANSKI, Ralf; LINK, Daniel. Grüne Logistik Entwicklung, Definition und Umsetzung am Beispiel „Grüne Logistik Nürnberg “. s OHM acht… anager., S. 81.